POLÍTICA DE PRIVACIDADE
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Introdução
A Constituição da República Federativa do Brasil acolheu, entre os direitos fundamentais elencados em seu art. 5º, o direito à proteção dos dados pessoais, inserido no seu inciso LXXIX. Essa inovação harmoniza-se com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e com as práticas e normas internacionais que visam à proteção da intimidade e da privacidade das pessoas naturais.
Se, por um lado, a privacidade é constitucionalmente protegida, por outro lado, a publicidade é inerente aos serviços notariais e registrais, dos quais o protesto extrajudicial faz parte. É por isso que a Lei 9.492/97, que regulamenta o serviço do protesto, prevê, em seu art. 2º, que os serviços concernentes ao protesto são garantidores da publicidade dos atos jurídicos.
A proteção constitucional à privacidade não revogou a garantia de publicidade dos atos notarias e registrais. Como harmonizar esses conceitos que, à primeira vista, parecem antagônicos? A resposta está no estabelecimento de limites à publicidade, que, em se tratando de serviços notariais e registrais, precisa ficar adstrita às finalidades de cada serviço. A publicidade de dados pessoais que vá além das finalidades do serviço notarial e registral acaba ferindo a proteção à privacidade garantida na Constituição e na LGPD.
No caso do protesto extrajudicial, a sua finalidade basilar é tornar público o inadimplemento de uma obrigação de pagamento originada em um título ou documento de dívida. Por isso, a sociedade como um todo e o mercado de crédito em especial têm o direito de serem informados a respeito do descumprimento da obrigação de pagamento de uma dívida por parte de uma pessoa, física ou jurídica. A informação sobre o inadimplemento deve revelar os nomes dos participantes da relação de crédito (credor, devedor, garantidores), os elementos constituintes da dívida, as características do título ou documento de dívida e os atos praticados pelo tabelião de protesto em relação a tal dívida (protocolização, intimação, protesto, averbações).
É graças à publicidade do protesto que este funciona como uma das formas mais eficientes de cobrança de uma dívida. Tal publicidade, porém, não pode ir além das finalidades do protesto e invadir a esfera de privacidade das pessoas envolvidas na relação creditícia. A isso chamamos proporcionalidade.
A harmonização desses dois conceitos, publicidade e privacidade, pode parecer algo confuso ou de difícil compreensão para o público não familiarizado com o mundo jurídico e com a ideia de proporcionalidade de princípios jurídicos.
Um dos objetivos desta página, que apresenta a política de privacidade do Cartório de Protesto de Ibirité, é exatamente esclarecer, da forma mais didática possível, quais são os direitos dos titulares dos dados pessoais, os tratamentos realizados com esses dados e a sua finalidade.
Definições
Para facilitar a compreensão de nossa política de privacidade, apresentamos, a seguir, alguns conceitos fundamentais presentes na LGPD. Clique sobre cada item para abrir uma breve descrição desses conceitos. Conhecê-los será útil para entender melhor a política que será descrita em seguida.
Tratamento de dados pessoais
Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle de informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração. Em resumo, a LGPD adotou um conceito expansivo, que considera tratamento praticamente qualquer utilização que se faça de dados pessoais.
Dado pessoal
Todo e qualquer dado relacionado à pessoa natural (física), identificada ou identificável. Em outras palavras, o conceito abrange informações diretas, como nome, RG, CPF e endereço, bem como indiretas, como dados de localização e demais identificadores eletrônicos.
Dado pessoal sensível
São dados que detalham mais a conduta, os pensamentos, valores e preferências dos indivíduos e que podem ser inadequadamente utilizados para discriminá-los. Dados sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político; dado referente à saúde ou à vida sexual; dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
Anonimização
Processo por meio do qual o dado se torna anônimo, ou seja, incapaz de ser associado a um indivíduo. Consiste na utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo.
Consentimento
Manifestação livre, informada e inequívoca, pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada. Quando a pessoa fornece seu consentimento, não está permitindo o uso de seus dados indiscriminadamente; está autorizando o uso apenas para finalidades específicas, expressas no ato do consentimento.
Titular dos dados pessoais
Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto do tratamento. Observe que só pode ser titular dos dados uma pessoa física. Uma empresa não pode ser titular de dados pessoais. Os dados identificadores das empresas são protegidos por outras normas e de acordo com outros princípios, como aqueles que regem a propriedade intelectual, as marcas e patentes.
Controlador
Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais. O controlador é quem irá usar os dados pessoais para alguma finalidade. Por exemplo, para fins de protestar uma dívida, o tabelião de protesto necessita dos dados referentes às pessoas envolvidas na relação de crédito, ou seja, o credor, o devedor, o apresentante, o avalista ou fiador, etc. O tabelião exerce, portanto, o papel de controlador dos dados.
Operador
Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador. O operador é qualquer pessoa que utiliza os dados para atingir finalidades em conformidade com o que o controlador determina. Vamos exemplificar: se o tabelião, por uma decisão sua, enviar os dados pessoais dos envolvidos em uma relação de crédito (o credor, o devedor, o avalista ou fiador, etc.) para um aplicativo que processa arquivos eletrônicos, a fim de que tais dados sejam processados para enviar intimações aos devedores, o gestor de tal aplicativo funciona como um operador desses dados. Ele atua em nome do tabelião, que é o controlador.
Se o tabelião, porém, é obrigado, por lei, a fornecer os dados a uma central, não tendo qualquer poder de decidir sobre o tratamento desses dados, a central passa a ser uma controladora, e não uma mera operadora, pois não está atuando em nome do tabelião, nem em conformidade com decisões tomadas livremente por ele.
Encarregado de proteção de dados
Também conhecido pela sigla em inglês "DPO" (Data Protection Officer), é a pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
O Encarregado de Dados do Tabelionato de Protesto de Títulos de Ibirité é o Sr. Denilson Goulart Duarte, da empresa G. E. Duarte - ME (Maxi TI), podendo ser contatado no telefone (31) 2516-2100 ou no e-mail maxiti@maxitibh.com.br .
Coleta de dados
Os dados pessoais que são tratados pelo Cartório de Protesto de Ibirité são provenientes dos requerimentos apresentados pelos usuários do serviço ou do acesso a bases de dados públicas ou de acesso restrito a prestadores de serviços públicos.
O serviço do protesto extrajudicial, em regra, não necessita da coleta de dados pessoais sensíveis. Tais dados, no entanto, serão coletados se houver exigência por parte de autoridades de regulamentação e fiscalização. Além disso, os dados pessoais sensíveis dos colaboradores do Cartório de Protesto de Ibirité serão coletados e tratados em razão das finalidades de atender à legislação trabalhista, tributária e previdenciária.
Vejamos cada uma das formas de coleta.
Requerimentos
Há diversos canais por meio dos quais os usuários do serviço do protesto podem requerer a prática de atos ao tabelião. Desde canais tradicionais, como a apresentação de um requerimento escrito na sede do cartório, até os meios mais modernos e tecnológicos, como o envio de arquivos digitais por meio das centrais de remessas de arquivos.
Canais tradicionais
Os usuários podem apresentar, pessoalmente, no balcão de atendimento situado na sede do cartório, as suas solicitações escritas. Da mesma forma, podem enviar tais solicitações pelos Correios, ou mediante um preposto ou portador. Nesses casos, os requerimentos escritos apresentados ficam arquivados em cartório.
Canais tecnológicos
Os requerimentos dos usuários podem ser realizados mediante envio de e-mails, de mensagens de aplicativos de comunicação instantânea (como o WhatsApp) ou por formulários existentes neste sítio eletrônico do cartório.
Também existem centrais que, por previsão legal, fazem a intermediação de serviços entre o público e os tabeliães. Estes estão, por lei, obrigados a receber as solicitações e arquivos provenientes de tais centrais e, da mesma forma, estão compelidos a enviar a tais centrais os dados necessários ao seu funcionamento.
Os arquivos trocados entre o cartório e as centrais são transmitidos por mecanismos eletrônicos seguros, aos quais são aplicados os recursos mais modernos de segurança de dados. As centrais não estão submetidas aos tabeliães e, por isso, não funcionam como operadoras destes. Os dados pessoais mantidos e tratados por essas centrais são de sua responsabilidade e os titulares de dados podem dirigir a elas seus requerimentos referentes a dados que sejam por elas tratados.
Todos os arquivos eletrônicos que o cartório de protesto recebe das centrais são tratados por sistemas informáticos mantidos pelo tabelião e guarnecidos por ferramentas de segurança digital, em especial aquelas previstas no Provimento CNJ 74/2018. Os dados pessoais que se encontram nesses sistemas informáticos gerenciados diretamente pelo tabelião ou seus prepostos podem ser objeto de solicitações a eles dirigidas por parte dos titulares dos dados.
Acesso a bases de dados
É possível que a coleta de dados pessoais seja feita por iniciativa do próprio tabelião e seus prepostos, ou seja, não resultem de requerimentos apresentados a eles. Tal como qualquer cidadão, os tabeliães de protesto podem acessar bases de dados públicas, a fim de obter informações a respeito de pessoas físicas e empresas, visando sempre às finalidades próprias do protesto. São exemplos de bases de dados públicas o serviço de consulta à situação cadastral no CNPJ, da Receita Federal, ou o SIARE (Sistema Integrado de Administração da Receita Estadual), da Secretaria da Fazenda do Estado de Minas Gerais.
Existem bases de dados de uso restrito aos órgãos ou agentes públicos, que podem ser acessadas mediante prévia permissão de acesso. Apenas para exemplificar, os notários e registradores de Minas Gerais tiveram permissão de acesso ao sistema PJe, do Tribunal de Justiça de Minas Gerais.
Os dados obtidos por meio de consulta a essas bases de dados, sempre que necessários à prática dos atos atinentes ao procedimento do protesto, ficarão armazenados nos sistemas informáticos do cartório, tal como acontece com os dados originários dos requerimentos apresentados pelos usuários.
Armazenamento de dados
O Cartório de Protesto de Ibirité mantém, em seus arquivos, livros e documentos em papel exigidos por lei, como é o caso do livro de registro de protesto e dos recibos referentes ao pagamento por atos praticados. Há uma tendência crescente de substituição dos documentos em papel por documentos eletrônicos ou por cópias digitalizadas dos papéis. Fomentar essa tendência é um empenho constante do Cartório de Protesto de Ibirité, mas a substituição dos documentos em papel por arquivos eletrônicos depende de autorização feita em lei ou pelos órgãos de controle, como o CNJ e o TJMG. Em qualquer caso, esteja o documento em substrato físico ou em meio eletrônico, são utilizados mecanismos de segurança a fim de evitar o uso desautorizado dos dados contidos em tais documentos.
A segurança para o arquivamento de livros e documentos está prevista no art. 4º do Provimento Conjunto 93/2020, da Corregedoria Geral de Justiça de Minas Gerais. Não existe nenhuma unidade de prestação de serviço notarial e registral (ou seja, cartório) que esteja apenas em ambiente virtual. Uma das maiores garantias que o público tem em relação aos cartórios extrajudiciais é que eles sempre estarão instalados em uma sede física e terão pessoas humanas para atendê-lo. A sede física do Cartório de Protesto de Ibirité é provida de dispositivos de segurança, a fim de prevenir invasões indevidas ou acidentes que ameacem a integridade dos arquivos e documentos.
Os dados armazenados em meio eletrônico ficarão em sistemas que obedecem a rígidas exigências dos órgãos de regulamentação e fiscalização dos cartórios. Assim é que o Provimento CNJ 74/2018 prevê padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados, que devem ser observados por todos os cartórios. Além desses padrões mínimos, o Cartório de Protesto de Ibirité provê ferramentas adicionais de segurança e conta com assessoria especializada em tecnologia da informação, a fim de garantir não apenas a proteção dos dados, mas a sua disponibilidade rápida quando seu acesso é necessário à prática dos atos notariais e registrais ou ao atendimento às solicitações do público.
Descarte de dados
A guarda e manutenção de livros e documentos em papel nos cartórios de protesto não está sujeita a prazos demasiadamente longos. A Lei 9.492/97, em seus arts. 35 e 36, prevê os prazos de arquivamento de livros e documentos, estabelecendo um prazo máximo de 10 anos, que se aplica aos livros de registro de protesto. Complementando essa previsão legal, o Provimento CNJ 50/2015 estabeleceu uma tabela de temporalidade de documentos. Assim é que os documentos físicos mantidos pelo Cartório de Protesto de Ibirité são mantidos, de acordo com cada espécie de documento, pelo tempo previsto no item 3.4 da tabela de temporalidade.
A fim de resguardar a segurança dos dados pessoais contidos nos documentos a serem descartados, estes são previamente fragmentados por processos mecânicos, de forma a impedir a recuperação dos dados. Após a fragmentação, o descarte é feito mediante entrega do papel fragmentado a entidades sem fins lucrativos que exploram a atividade de reciclagem. Assim, o Cartório de Protesto de Ibirité busca preservar não apenas a segurança dos dados, mas a sustentabilidade ambiental.
Tratamento de dados
Os dados pessoais tratados pelo Cartório de Protesto de Ibirité destinam-se aos fins únicos do protesto extrajudicial. As pessoas participantes da dívida enviada a protesto devem ser qualificadas de forma a não haver dúvidas quanto a sua identidade, endereço e participação na relação de crédito. Os tabelionatos de protesto, além da atividade de registro, comprovação e publicidade do inadimplemento do pagamento da dívida, estão também autorizados a adotar medidas que incentivem a quitação da dívida levada a protesto (art. 356 do Provimento Conjunto 93/2020, da Corregedoria Geral de Justiça de Minas Gerais) e até mesmo a sua renegociação (Provimento CNJ 72/2018), razão pela qual o tratamento dos dados pessoais tem também a finalidade de obter meios de contato com os envolvidos (apresentantes, credores, devedores). Dados como endereço físico, endereço de e-mail, telefone, contato em redes sociais são tratados com a finalidade de permitir que o tabelião e seus prepostos façam contato com os envolvidos na relação de crédito.
O fundamento para o tratamento dos dados pessoais pelo Cartório de Protesto de Ibirité é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, esta advinda de órgãos de regulamentação, controle e fiscalização, como é o caso do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e da Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais. Além disso, os notários e registradores são delegatários de serviço público, ou seja, exercem atividade de natureza pública.
No caso específico dos tabeliães de protesto, a sua atividade é de suma importância para a proteção do crédito, uma vez que o registro do inadimplemento de uma obrigação de pagamento permite aos concedentes de crédito a realização de análise de risco, e aos tomadores de crédito que não possuem protesto, permite o acesso mais facilitado ao crédito e com juros mais baixos.
Assim é que o tratamento de dados realizado pelo Cartório de Protesto de Ibirité tem fundamento nos incisos II e X do art. 7º da LGPD e, por isso, não depende do consentimento dos titulares dos dados, a não ser em casos especiais previstos em lei (por exemplo, quando um devedor deseja ser intimado em endereço por ele mesmo fornecido: art. 353 do Provimento Conjunto 93/2020, da Corregedoria Geral de Justiça de Minas Gerais).
Todo o tratamento de dados é executado por programas informáticos sofisticados e com elevado nível de segurança. Tais programas ficam instalados em servidores locais do Cartório de Protesto de Ibirité ou hospedados em nuvem. Os desenvolvedores dos programas e suas equipes de manutenção e suporte são terceirizados e mantêm contratos de prestação de serviços com o cartório. Os contratos possuem cláusulas destinadas a garantir e preservar a segurança dos dados pessoais, prevendo responsabilidades das partes contratantes quanto a eventual acidente de segurança de dados.
Também ocorre o tratamento de dados pessoais por meio de centrais eletrônicas de protesto, às quais o Cartório de Protesto de Ibirité está obrigado a se vincular, por expressa determinação legal. Há uma central nacional, cujo nome é CENPROT, que está prevista no art. 41-A da Lei 9.492/97 e nos arts. 15 e seguintes do Provimento CNJ 87/2019. Há também uma central estadual, cujo nome é CENPROT-MG e que está regulamentada no art. 390 e seguintes do Provimento Conjunto 93/2020, da Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais.
Tais centrais executam o tratamento de dados de forma autônoma, ou seja, não estão submetidas ao controle do Cartório de Protesto de Ibirité. As solicitações referentes aos dados por elas tratados, bem como sua correção e segurança, devem ser direcionadas aos gestores dessas centrais. Os dados coletados e armazenados pelo Cartório de Protesto de Ibirité a partir de arquivos recebidos dessas centrais, bem como os dados gerados pelo cartório em arquivos que são enviados às centrais são de responsabilidade do cartório.
Para fins estatísticos e de estudo, os dados pessoais poderão ser tratados de forma anonimizada. Os levantamentos estatísticos são úteis para que o Cartório de Protesto de Ibirité possa aprimorar seu atendimento ao público, identificando demandas próprias de regiões específicas (por meio dos endereços), de grupos de pessoas específicas (por exemplo, devedores protestados que já contam com autorizações para cancelar seus protestos), etc. Quando publicados resultados estatísticos, não haverá possibilidade de se identificarem as pessoas cujos dados foram analisados.
Direitos dos titulares dos dados
As pessoas físicas cujos dados são tratados pelo Cartório de Protesto de Ibirité podem solicitar informações a respeito do tratamento de seus dados. As informações solicitadas podem abranger a exatidão, a clareza, a relevância, a atualização, a forma, a duração do tratamento e a sua integralidade. Conforme já mencionado, as solicitações não podem alcançar a prática dos atos inerentes à prestação dos serviços notariais e de registros, e não abrangerão a emissão de certidões sobre as quais incidam emolumentos ou isenções na forma da lei específica (art. 15 da Portaria 6.905/2021, da Corregedoria Geral de Justiça de Minas Gerais).
Caso os dados mantidos nas bases de dados do Cartório de Protesto de Ibirité estejam desatualizados (por exemplo, o titular dos dados pode ter mudado de endereço), as solicitações podem envolver a correção e atualização desses dados.
O Cartório de Protesto de Ibirité mantém diversos canais de contato com os usuários de seus serviços, como telefone, e-mail, WhatsApp, formulários na internet, endereço de correspondência física. Além disso, sua sede física mantém colaboradores qualificados e treinados para atender presencialmente os usuários e orientá-los a respeito dos procedimentos do protesto e do tratamento de dados pessoais.
ATENÇÃO: em casos de inexatidão de dados pessoais que decorram de erros praticados pelo próprio serviço do protesto, as retificações serão feitas sem ônus para o requerente (art. 25 da Lei 9.492/97). Se a inexatidão decorrer de informações prestadas por terceiros, como, por exemplo, apresentantes de títulos a protesto, as correções e averbações dependerão de solicitação expressa e estarão sujeitas à cobrança de emolumentos e taxas referentes ao ato de averbação.
Solicitação referente à LGPD
Disponibilizamos uma página própria, inteiramente dedicada ao encaminhamento de solicitações referentes ao tratamento de dados pessoais. Antes de encaminhar sua solicitação, leia com atenção as instruções presentes nessa página e preencha com exatidão o formulário respectivo. Você poderá acompanhar, por meio de um canal próprio, o andamento de sua solicitação.